Zo maak je een gastenlijst: aantal gasten, introducés, kinderen en budget
Zo stel je een gastenlijst op voor elk evenement: bepaal het aantal gasten op basis van je budget en locatie, deel namen in groepen in en beslis over introducés en kinderen.
De gastenlijst bepaalt bijna elke andere beslissing: de locatie, het eten, het budget en zelfs de uitnodigingen. Deze gids helpt je er een op te stellen voor elk evenement, van het bepalen van het aantal gasten tot beslissen over introducés en kinderen, en de lijst op orde houden zodra de reacties binnenkomen.
Stap 1: Bepaal het aantal gasten op basis van je budget en locatie
Begin met getallen, niet met namen. Reken uit wat een gast kost aan eten, drinken en eventuele kosten per persoon voor de locatie, en deel je budget daardoor. Zo krijg je het maximale aantal gasten. Vergelijk dat daarna met de capaciteit van de locatie. Het laagste van de twee getallen is je limiet.
Kosten eten en drinken bijvoorbeeld ongeveer €40 per persoon en is je budget daarvoor €2.000, dan kun je zo'n 50 gasten ontvangen. Past de locatie maar 40 mensen, dan is je limiet 40.
Stap 2: Schrijf iedereen op die je misschien uitnodigt
Maak één lange lijst zonder te schrappen. Loop elke groep langs, zodat niemand wordt vergeten.
- Naaste familie, daarna de verdere familie.
- Goede vrienden, oude vrienden en vrienden van clubs of verenigingen.
- Collega's, als het een evenement is waarbij vrienden van je werk zouden verwachten te komen.
- Buren en vrienden van de familie.
- Bij een gezamenlijk evenement, zoals een bruiloft, de lijst van elke persoon of elke familie.
Stap 3: Deel de lijst in groepen in
Verdeel de lange lijst nu in groepen, zodat je eerlijk kunt schrappen als je boven je limiet zit.
| Groep | Wie | Beslissing |
|---|---|---|
| Moet je uitnodigen | Naaste familie, beste vrienden, iedereen die het pijn zou doen als hij er niet bij is | Altijd op de lijst |
| Zou je moeten uitnodigen | Vrienden die je vaak ziet, collega's met wie je goed omgaat, familie met wie je een band hebt | Op de lijst als er ruimte is |
| Zou je graag uitnodigen | Nieuwere vrienden, kennissen, een bredere kring van het werk | Hier schrap je als eerste |
Deel je de lijst met een partner of een andere familie, spreek dan eerst een verdeling af, zoals evenveel plekken voor iedereen of een verdeling naar wie betaalt. Daarna schrapt elke kant in zijn eigen groepen.
Stap 4: Beslis over introducés
Stel een regel op en pas die op iedereen toe. Dat is veel makkelijker uit te leggen dan keuzes per geval.
- Nodig altijd de partners uit van stellen die getrouwd of verloofd zijn of al lang samen zijn, en zet hun naam op de uitnodiging.
- Overweeg een introducé voor gasten die verder niemand kennen of die van ver komen.
- Noem de introducé bij naam als je weet wie het is. Schrijf anders “met introducé”.
- Bied je geen introducés aan, adresseer de uitnodiging dan alleen aan de gast. De gids over RSVP-etiquette legt uit wat je doet als een gast er toch om vraagt.
Stap 5: Beslis over kinderen
Kinderen kunnen een lijst met veel gezinnen twee keer zo groot maken, dus beslis het vroeg. Er zijn drie gebruikelijke aanpakken.
- Kinderen welkom. Noem elk kind bij naam op de uitnodiging, of schrijf “met gezin”.
- Alleen volwassenen. Adresseer de uitnodiging alleen aan de volwassenen en voeg een korte zin toe, zoals “Ons feest is alleen voor volwassenen.”
- Alleen kinderen uit de familie. Nodig de kinderen uit je naaste familie uit, zoals neefjes en nichtjes, en houd de regel consequent.
Formuleringen om beleefd te zeggen dat alleen volwassenen welkom zijn, vind je in onze gids met teksten voor een trouwuitnodiging. Dezelfde zinnen werken voor elk evenement.
Stap 6: Houd rekening met de reacties
Niet iedereen die je uitnodigt, komt ook. Hoeveel mensen afzeggen, hangt af van het evenement, de datum en hoe ver gasten moeten reizen, dus er is geen betrouwbaar percentage om op te plannen. Bij een korte gastenlijst voor een feest in de buurt komt meestal bijna iedereen. Bij een bruiloft met veel gasten van ver komen meer afzeggingen.
Een A-lijst en een B-lijst
Sommige organisatoren houden een tweede lijst bij. Zeggen gasten van de eerste lijst af, dan nodigen ze mensen van de tweede uit. Doe je dit, verstuur de eerste uitnodigingen dan vroeg, zodat de tweede nog ruim op tijd aankomen, en houd de B-lijst voor jezelf.
Stap 7: Houd de lijst overzichtelijk
Eén lijst met een paar kolommen bespaart je later uren controleren. Houd per gast of huishouden het volgende bij:
- De naam, en de namen van iedereen in het huishouden die is uitgenodigd.
- Contactgegevens: e-mail, telefoon of postadres.
- Of een introducé en kinderen welkom zijn.
- RSVP-status: uitgenodigd, komt, komt niet of geen reactie.
- Dieetwensen en menukeuzes.
- Ontvangen cadeaus, zodat je bedankkaarten kunt schrijven.
Voeg je gasten toe, verstuur één link en zie elke reactie, introducé en dieetwens in één lijst. Gratis om te beginnen.
Maak je uitnodiging en gastenlijst
Over Team van Invite Jam
Geschreven door het team van Invite Jam, de mensen die Invite Jam bouwen: de gratis manier om uitnodigingen in Canva te ontwerpen, ze via een link te delen en elke RSVP live te volgen. We schrijven over uitnodigingsteksten, feesten plannen en hoe je ervoor zorgt dat meer gasten echt reageren.
Meer over Invite JamVeelgestelde vragen
- Hoe begin je aan een gastenlijst?
- Begin met het aantal gasten, niet met namen. Deel je budget door de kosten per gast en kijk hoeveel mensen er in de locatie passen. Schrijf daarna iedereen op die je misschien uitnodigt en deel ze in drie groepen in: moet, zou moeten en zou graag.
- Moet je elke gast een introducé geven?
- Nee. Het is gebruikelijk om de partners uit te nodigen van stellen die getrouwd of verloofd zijn of al lang samen zijn. Stel verder een duidelijke regel op, zoals een introducé voor gasten die niemand kennen, en pas die op iedereen toe.
- Hoe zet je op een uitnodiging dat kinderen niet welkom zijn?
- Adresseer de uitnodiging alleen aan de volwassenen en voeg een korte zin toe, zoals “Ons feest is alleen voor volwassenen. Dank voor je begrip.”
- Hoe maak je een gastenlijst kleiner?
- Deel de lijst in groepen in en schrap van onderaf. Pas eenvoudige regels voor iedereen gelijk toe, zoals geen collega's, geen introducés voor nieuwe partners of alleen volwassenen, zodat niemand zich buitengesloten voelt.
- Wat moet er in een spreadsheet voor je gastenlijst staan?
- De namen van iedereen in elk huishouden, contactgegevens, of een introducé en kinderen welkom zijn, de RSVP-status, dieetwensen of menukeuzes, en ontvangen cadeaus voor de bedankkaarten.