Cómo hacer una lista de invitados: número, acompañantes, niños y presupuesto
Cómo crear la lista de invitados de cualquier evento: fija el número según el presupuesto y el lugar, reparte los nombres por niveles y decide sobre acompañantes y niños.
La lista de invitados condiciona casi todas las demás decisiones: el lugar, la comida, el presupuesto e incluso las invitaciones. Esta guía explica cómo hacer una para cualquier evento, desde fijar el número de asistentes hasta decidir sobre acompañantes y niños, y cómo mantenerla ordenada cuando empiezan a llegar las respuestas.
Paso 1: fija el número de invitados según el presupuesto y el lugar
Empieza por los números, no por los nombres. Calcula el coste por invitado de la comida, la bebida y cualquier tarifa por persona del lugar, y divide el presupuesto entre esa cifra. Así obtienes el número máximo de invitados. Después compáralo con el aforo del lugar. La cifra más baja de las dos es tu límite.
Por ejemplo, si la comida y la bebida cuestan unos 40 USD por persona y tu presupuesto para ellas es de 2.000 USD, puedes recibir a unos 50 invitados. Si en el lugar caben 40, tu límite es 40.
Paso 2: apunta a todas las personas que podrías invitar
Haz una lista larga sin recortar nada. Repasa cada grupo para que no se te olvide nadie.
- La familia cercana y, después, la familia extensa.
- Los amigos íntimos, los amigos de siempre y los de clubes o grupos.
- Los compañeros de trabajo, si es un evento al que esperarían ir.
- Los vecinos y los amigos de la familia.
- En un evento conjunto, como una boda, la lista de cada persona o de cada familia.
Paso 3: reparte la lista por niveles
Ahora divide la lista larga en grupos, para poder recortarla de forma justa si supera tu límite.
| Nivel | Quién | Decisión |
|---|---|---|
| Imprescindibles | Familia directa, amigos más cercanos y cualquiera a quien dolería no invitar | Siempre en la lista |
| Deberían estar | Amigos a los que ves a menudo, compañeros cercanos y familia extensa con la que tienes relación | En la lista si hay sitio |
| Nos gustaría invitar | Amigos más recientes, conocidos y el círculo de trabajo más amplio | Lo primero que se recorta |
Si compartes la lista con tu pareja o con otra familia, acordad primero el reparto, por ejemplo a partes iguales o según quién paga. Después, cada parte recorta su propio nivel.
Paso 4: decide sobre los acompañantes
Fija una regla y aplícala a todo el mundo. Es mucho más fácil de explicar que decidir caso por caso.
- Invita siempre a las parejas de los invitados casados, prometidos o con una relación estable, y escribe su nombre en la invitación.
- Plantéate un acompañante para los invitados que no conocerán a nadie o que vienen de muy lejos.
- Nombra al acompañante si sabes quién es. Si no, escribe «y acompañante».
- Si no ofreces acompañantes, dirige la invitación solo al invitado. La guía de protocolo de confirmación explica qué hacer si alguien lo pide.
Paso 5: decide sobre los niños
Los niños pueden duplicar una lista con mucha familia, así que decide pronto. Hay tres opciones habituales.
- Niños bienvenidos. Nombra a cada niño en la invitación o escribe «y familia».
- Solo adultos. Dirige la invitación solo a los adultos y añade una frase breve, como «Nuestra celebración es solo para adultos».
- Solo los niños de la familia. Invita a los niños de tu familia directa, como sobrinos, y mantén la regla para todos.
Para decir con educación que es solo para adultos, consulta nuestra guía de textos para invitaciones de boda. Las mismas frases sirven para cualquier evento.
Paso 6: prevé las respuestas
No todas las personas a las que invites podrán venir. Cuántas digan que no depende del evento, de la fecha y de lo lejos que vivan los invitados, así que no hay un porcentaje fiable con el que planificar. Una lista corta para una fiesta local suele acercarse al total. Una boda con muchos invitados que viajan tendrá más ausencias.
Una lista A y una lista B
Algunos anfitriones tienen una segunda lista. Cuando alguien de la primera lista no puede venir, invitan a personas de la segunda. Si lo haces, envía pronto las primeras invitaciones para que las segundas lleguen con suficiente margen, y mantén la lista B en privado.
Paso 7: mantén la lista ordenada
Una sola lista con unas cuantas columnas te ahorra horas de comprobaciones después. Anota esto para cada invitado u hogar:
- El nombre y los nombres de todas las personas invitadas de ese hogar.
- Los datos de contacto: correo electrónico, teléfono o dirección postal.
- Si puede traer acompañante y niños.
- El estado de la confirmación: invitado, asiste, no asiste o sin respuesta.
- Las necesidades alimentarias y la elección de menú.
- Los regalos recibidos, para poder escribir las notas de agradecimiento.
Añade a tus invitados, envía un solo enlace y consulta cada respuesta, acompañante y dieta en una sola lista. Empieza gratis.
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Acerca de Equipo de Invite Jam
Escrito por el equipo de Invite Jam, las personas que crean esta forma gratuita de diseñar invitaciones en Canva, compartirlas mediante un enlace y seguir cada respuesta en tiempo real. Escribimos sobre textos para invitaciones, organización de fiestas y cómo conseguir que más invitados respondan de verdad.
Descubre más sobre Invite JamPreguntas frecuentes
- ¿Cómo se empieza una lista de invitados?
- Empieza por el número, no por los nombres. Divide el presupuesto entre el coste por invitado y comprueba el aforo del lugar. Después apunta a todas las personas que podrías invitar y repártelas en los niveles imprescindibles, deberían estar y nos gustaría invitar.
- ¿Hay que dar acompañante a todos los invitados?
- No. Lo habitual es invitar a las parejas de los invitados casados, prometidos o con una relación estable. A partir de ahí, fija una regla clara, como permitir acompañante a quien no conocerá a nadie, y aplícala a todo el mundo.
- ¿Cómo se dice en una invitación que no vengan niños?
- Dirige la invitación solo a los adultos y añade una frase breve, como «Nuestra celebración es solo para adultos. Gracias por entenderlo».
- ¿Cómo se recorta una lista de invitados?
- Reparte la lista por niveles y recorta desde abajo. Aplica reglas sencillas por igual, como no invitar a compañeros de trabajo, no dar acompañante a las parejas recientes o hacer la fiesta solo para adultos, para que nadie se sienta señalado.
- ¿Qué debe incluir una hoja de cálculo de invitados?
- Los nombres de todas las personas de cada hogar, los datos de contacto, si se permite acompañante y niños, el estado de la confirmación, las necesidades alimentarias o la elección de menú y los regalos recibidos para las notas de agradecimiento.