Eine Gästeliste erstellen: Gästezahl, Begleitpersonen, Kinder und Budget
So erstellst du eine Gästeliste für jeden Anlass: Gästezahl aus Budget und Ort ableiten, Namen nach Priorität sortieren und über Begleitpersonen und Kinder entscheiden.
Die Gästeliste bestimmt fast jede andere Entscheidung: den Ort, das Essen, das Budget und sogar die Einladungen. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du eine Liste für jeden Anlass aufstellst, von der Gästezahl über Begleitpersonen und Kinder bis zur Ordnung, sobald die ersten Rückmeldungen eintreffen.
Schritt 1: Die Gästezahl aus Budget und Ort ableiten
Beginne mit Zahlen, nicht mit Namen. Rechne aus, was ein Gast für Essen, Getränke und eine eventuelle Pauschale pro Person am Veranstaltungsort kostet, und teile dein Budget durch diesen Betrag. So erhältst du die höchstmögliche Gästezahl. Vergleiche sie dann mit der Kapazität des Ortes. Die kleinere der beiden Zahlen ist deine Obergrenze.
Ein Beispiel: Wenn Essen und Getränke etwa 40 US-Dollar pro Person kosten und du dafür 2.000 US-Dollar eingeplant hast, kannst du rund 50 Gäste einladen. Passen in den Raum nur 40, liegt deine Grenze bei 40.
Schritt 2: Alle möglichen Gäste aufschreiben
Schreibe zuerst eine lange Liste, ohne zu streichen. Gehe dabei jede Gruppe durch, damit niemand vergessen wird.
- Engste Familie, dann die weitere Verwandtschaft.
- Enge Freunde, alte Freunde und Bekannte aus Vereinen oder Gruppen.
- Kolleginnen und Kollegen, wenn sie bei diesem Anlass mit einer Einladung rechnen würden.
- Nachbarn und Freunde der Familie.
- Bei einer gemeinsamen Feier wie einer Hochzeit die Liste jeder Person oder jeder Familie.
Schritt 3: Die Liste nach Priorität sortieren
Teile die lange Liste jetzt in Gruppen ein. So kannst du fair kürzen, falls du über deiner Obergrenze liegst.
| Stufe | Wer | Entscheidung |
|---|---|---|
| Unbedingt einladen | Engste Familie, beste Freunde und alle, die sich übergangen fühlen würden | Stehen immer auf der Liste |
| Gern einladen | Freunde, die du oft siehst, enge Kollegen, Verwandte, denen du nahestehst | Stehen auf der Liste, wenn Platz ist |
| Einladen, wenn möglich | Neuere Freunde, Bekannte, der erweiterte Kollegenkreis | Werden zuerst gestrichen |
Wenn du die Liste mit einem Partner oder einer anderen Familie teilst, einigt euch zuerst auf eine Aufteilung, zum Beispiel zu gleichen Teilen oder danach, wer die Kosten trägt. Dann kürzt jede Seite ihre eigene Stufe.
Schritt 4: Über Begleitpersonen entscheiden
Lege eine Regel fest und wende sie bei allen an. Das lässt sich viel leichter erklären als Einzelentscheidungen.
- Lade Partner immer mit ein, wenn Gäste verheiratet, verlobt oder lange zusammen sind, und nenne sie auf der Einladung mit Namen.
- Erwäge eine Begleitperson für Gäste, die sonst niemanden kennen oder eine weite Anreise haben.
- Nenne die Begleitperson mit Namen, wenn du weißt, wer es ist. Sonst schreibst du „mit Begleitung“.
- Wenn du keine Begleitpersonen einplanst, adressiere die Einladung nur an den Gast. Im Ratgeber zur Rückmelde-Etikette steht, wie du reagierst, wenn jemand nachfragt.
Schritt 5: Über Kinder entscheiden
Kinder können eine familienlastige Liste schnell verdoppeln. Entscheide deshalb früh. Es gibt drei übliche Wege.
- Kinder willkommen. Nenne jedes Kind auf der Einladung oder schreibe „mit Familie“.
- Nur Erwachsene. Adressiere die Einladung nur an die Erwachsenen und ergänze einen kurzen Satz wie „Wir feiern im Kreis der Erwachsenen.“
- Nur Kinder aus der Familie. Lade Kinder aus deiner engsten Familie ein, etwa Nichten und Neffen, und halte diese Regel konsequent ein.
Höfliche Formulierungen für eine Feier nur mit Erwachsenen findest du in unserem Ratgeber zu Texten für Hochzeitseinladungen. Dieselben Sätze passen zu jedem Anlass.
Schritt 6: Mit Absagen planen
Nicht alle Eingeladenen werden kommen. Wie viele absagen, hängt vom Anlass, vom Termin und von der Anreise ab. Deshalb gibt es keinen verlässlichen Prozentsatz, mit dem du rechnen kannst. Bei einer kleinen Feier vor Ort kommen meist fast alle. Bei einer Hochzeit mit vielen anreisenden Gästen gibt es mehr Absagen.
Eine A-Liste und eine B-Liste
Manche Gastgeber führen eine zweite Liste. Wenn Gäste von der ersten Liste absagen, laden sie Personen von der zweiten ein. Wenn du das so machst, verschicke die ersten Einladungen früh, damit die zweiten noch rechtzeitig ankommen, und behalte die B-Liste für dich.
Schritt 7: Die Liste übersichtlich führen
Eine einzige Liste mit wenigen Spalten erspart dir später stundenlanges Nachprüfen. Halte für jeden Gast oder jeden Haushalt Folgendes fest:
- Name und die Namen aller eingeladenen Personen im Haushalt.
- Kontaktdaten: E-Mail, Telefonnummer oder Postanschrift.
- Ob eine Begleitperson und Kinder eingeladen sind.
- Stand der Rückmeldung: eingeladen, kommt, sagt ab oder noch keine Antwort.
- Ernährungswünsche und Menüauswahl.
- Erhaltene Geschenke, damit du später Dankeskarten schreiben kannst.
Füge deine Gäste hinzu, verschicke einen Link und sieh jede Rückmeldung, Begleitperson und Ernährungsangabe in einer Liste. Der Einstieg ist kostenlos.
Einladung und Gästeliste erstellen
Über Invite Jam-Team
Geschrieben vom Invite Jam-Team, den Menschen hinter Invite Jam: der kostenlosen Möglichkeit, Einladungen in Canva zu gestalten, per Link zu teilen und jede Rückmeldung in Echtzeit zu verfolgen. Wir schreiben über Einladungstexte, Partyplanung und darüber, wie du mehr Gäste dazu bringst, tatsächlich zu antworten.
Mehr über Invite Jam erfahrenHäufige Fragen
- Wie fange ich mit einer Gästeliste an?
- Beginne mit der Gästezahl, nicht mit Namen. Teile dein Budget durch die Kosten pro Gast und prüfe die Kapazität des Ortes. Schreibe dann alle möglichen Gäste auf und sortiere sie in die Stufen „unbedingt“, „gern“ und „wenn möglich“.
- Muss jeder Gast eine Begleitperson mitbringen dürfen?
- Nein. Üblich ist es, die Partner verheirateter, verlobter und langjähriger Paare einzuladen. Darüber hinaus legst du eine klare Regel fest, etwa eine Begleitperson für Gäste, die sonst niemanden kennen, und wendest sie bei allen an.
- Wie schreibe ich auf eine Einladung, dass Kinder nicht eingeladen sind?
- Adressiere die Einladung nur an die Erwachsenen und ergänze einen kurzen Satz wie „Wir feiern im Kreis der Erwachsenen. Danke für dein Verständnis.“
- Wie kürze ich eine Gästeliste?
- Sortiere die Liste nach Stufen und streiche von unten. Wende einfache Regeln gleichmäßig an, etwa keine Kollegen, keine Begleitung für neue Partner oder nur Erwachsene, damit sich niemand persönlich zurückgesetzt fühlt.
- Welche Spalten gehören in eine Gästeliste?
- Die Namen aller Personen im Haushalt, Kontaktdaten, ob Begleitperson und Kinder eingeladen sind, der Stand der Rückmeldung, Ernährungswünsche oder Menüauswahl und erhaltene Geschenke für die Dankeskarten.