Como fazer uma lista de convidados: número de pessoas, acompanhantes, crianças e orçamento
Como criar a lista de convidados para qualquer evento: definir o número de pessoas a partir do orçamento e do espaço, dividir os nomes por prioridades e decidir sobre acompanhantes e crianças.
A lista de convidados condiciona quase todas as outras decisões: o local, a comida, o orçamento e até os convites. Este guia explica como fazer uma lista para qualquer evento, desde definir o número de pessoas até decidir sobre acompanhantes e crianças, e como manter a lista em ordem quando as respostas começam a chegar.
Passo 1: Defina o número de pessoas a partir do orçamento e do espaço
Comece pelos números, não pelos nomes. Calcule o custo por convidado em comida, bebida e qualquer valor por pessoa cobrado pelo espaço, e divida o orçamento por esse custo. O resultado é o número máximo de convidados. Depois, compare esse número com a capacidade do espaço. O mais baixo dos dois números é o seu limite.
Por exemplo, se a comida e a bebida custam cerca de 40 por pessoa e o orçamento para isso é de 2000, pode receber cerca de 50 convidados. Se o espaço só leva 40 pessoas, o limite é 40.
Passo 2: Escreva todas as pessoas que poderia convidar
Faça uma única lista longa, sem cortar nada. Passe por cada grupo para que ninguém fique esquecido.
- A família próxima e depois os outros familiares.
- Os amigos mais próximos, os amigos de longa data e os amigos de clubes ou grupos.
- Os colegas, se for um evento em que os amigos do trabalho contariam ir.
- Os vizinhos e os amigos da família.
- Para um evento conjunto, como um casamento, a lista de cada pessoa ou de cada família.
Passo 3: Divida a lista por prioridades
Agora separe a lista longa em grupos, para poder cortar de forma justa se passar do limite.
| Prioridade | Quem | Decisão |
|---|---|---|
| Convite obrigatório | A família direta, os amigos mais próximos, quem ficaria magoado se ficasse de fora | Sempre na lista |
| Convite desejável | Os amigos que vê com frequência, os colegas próximos, os familiares com quem tem ligação | Na lista se houver lugar |
| Gostaria de convidar | Amigos recentes, conhecidos, colegas menos próximos | Os primeiros a cortar |
Se divide a lista com o seu companheiro ou com outra família, combinem primeiro a divisão, por exemplo partes iguais ou uma parte de acordo com quem paga. Depois, cada lado corta dentro da sua própria lista.
Passo 4: Decida sobre os acompanhantes
Defina uma regra e aplique essa regra a todos. É muito mais fácil de explicar do que decisões caso a caso.
- Convide sempre os companheiros de quem é casado, está noivo ou vive uma relação longa, e escreva o nome deles no convite.
- Pondere um acompanhante para convidados que não conhecem mais ninguém ou que vêm de longe.
- Indique o nome do acompanhante se souber quem é. Caso contrário, escreva “e acompanhante”.
- Se não vai permitir acompanhantes, escreva no convite apenas o nome do convidado. O guia de etiqueta do RSVP explica o que fazer quando um convidado pergunta.
Passo 5: Decida sobre as crianças
As crianças podem duplicar uma lista com muitas famílias, por isso decida cedo. Há três abordagens comuns.
- Crianças bem-vindas. Escreva o nome de cada criança no convite, ou “e família”.
- Só adultos. Dirija o convite apenas aos adultos e junte uma frase curta, como “A nossa celebração é só para adultos.”
- Só as crianças da família. Convide as crianças da família direta, como sobrinhos, e mantenha a regra igual para todos.
Para textos que digam “só adultos” com delicadeza, veja o nosso guia de textos para convites de casamento. As mesmas frases servem para qualquer evento.
Passo 6: Conte com as respostas
Nem todas as pessoas que convidar vão aparecer. O número de recusas depende do evento, da data e da distância que os convidados têm de percorrer, por isso não há uma regra fixa com que contar. Uma lista curta para uma festa local fica normalmente perto do número total. Um casamento com muitos convidados que viajam terá mais recusas.
Uma lista A e uma lista B
Alguns anfitriões têm uma segunda lista. Quando os convidados da primeira recusam, convidam pessoas da segunda. Se fizer isto, envie os primeiros convites cedo, para que os segundos ainda cheguem com bastante antecedência, e mantenha a lista B em segredo.
Passo 7: Mantenha a lista organizada
Uma única lista com algumas colunas poupa horas de verificações mais tarde. Anote isto para cada convidado ou casa:
- O nome e os nomes de todas as pessoas convidadas dessa casa.
- Como chegar a cada pessoa: e-mail, telefone ou endereço postal.
- Se pode levar acompanhante e crianças.
- O estado da resposta: convidado, vem, não vem ou sem resposta.
- Restrições alimentares e escolhas de menu.
- Os presentes recebidos, para poder escrever as mensagens de agradecimento.
Adicione os convidados, envie um link e veja cada resposta, acompanhante e restrição alimentar na mesma lista. Começar é grátis.
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Sobre Redação do Invite Jam
Escrito pelas pessoas que criam o Invite Jam, a forma grátis de criar convites no Canva, enviá-los por link e acompanhar cada resposta em tempo real. Escrevemos sobre textos para convites, organização de festas e como conseguir que mais convidados respondam realmente.
Saiba mais sobre o Invite JamPerguntas frequentes
- Como se começa uma lista de convidados?
- Comece pelo número de pessoas, não pelos nomes. Divida o orçamento pelo custo por convidado e confirme a capacidade do espaço. Depois, escreva todas as pessoas que poderia convidar e divida essas pessoas em três prioridades: obrigatório, desejável e gostaria de convidar.
- É preciso dar a todos os convidados um acompanhante?
- Não. O costume é convidar os companheiros de quem é casado, está noivo ou vive uma relação longa. Para além disso, defina uma regra clara, como acompanhante para quem não conhece mais ninguém, e aplique essa regra a todos.
- Como se diz “sem crianças” no convite?
- Dirija o convite apenas aos adultos e junte uma frase curta, como “A nossa celebração é só para adultos. Obrigado pela compreensão.”
- Como se reduz uma lista de convidados?
- Divida a lista por prioridades e corte a partir do fim. Aplique regras simples a todos por igual, como sem colegas, sem acompanhantes para relações recentes ou só adultos, para que ninguém se sinta excluído.
- O que deve ter a tabela da lista de convidados?
- Os nomes de todas as pessoas de cada casa, como chegar a elas, se podem levar acompanhante e crianças, o estado da resposta, as restrições alimentares ou escolhas de menu e os presentes recebidos, para as mensagens de agradecimento.